Economize tempo com pastas de pesquisa personalizadas no Microsoft Outlook

Pesquisando no Outlook é muito fácil, mas por que se preocupar em digitar as mesmas pesquisas várias vezes se você as executar regularmente? Com as Pastas de pesquisa personalizadas, você pode salvar essas pesquisas personalizadas para voltar a elas com apenas um clique ou dois.

E, embora seja tentador pensar em Pastas de Pesquisa Personalizada como uma pesquisa salva, elas são realmente mais legais do que isso. Como eles são atualizados automaticamente, eles funcionam mais como pastas virtuais, semelhantes ao recurso de marcadores no Gmail, exceto as mais poderosas. Quer uma pasta que mostre apenas mensagens não lidas de uma determinada pessoa e que possuam um ou mais anexos? Sem problemas.

Vamos dar uma olhada em como configurá-los.

Criar uma pasta de pesquisa predefinida no Outlook

O Outlook já tem um número de pastas de pesquisa predefinidas que você pode usar. Você não pode personalizar ainda mais nada disso, mas vale a pena dar uma olhada no primeiro caso eles cubram suas necessidades.

Para começar, você encontrará suas pastas de pesquisa na parte inferior da lista de pastas no arquivo de dados do Outlook, no lado esquerdo da janela. Cada arquivo de dados tem sua própria pasta de pesquisa, portanto, se você usar o Outlook para verificar mais de uma conta, poderá configurar pastas de pesquisa diferentes para cada uma delas..

Você não poderá selecionar a pasta “Search Folders”, até que você tenha criado sua primeira pasta de busca. Para criar uma pasta de pesquisa, mude para a guia "Pasta" na Faixa de Opções e clique no botão "Nova Pasta de Pesquisa"..

Isso abre a janela Nova Pasta de Pesquisa. Você verá um monte de pastas de pesquisa predefinidas organizadas em categorias como Leitura de e-mail, Mail de pessoas e listas e Organização de e-mails. A maioria das pastas é bastante autoexplicativa, por isso não as abordamos em detalhes - você pode navegar por elas.

Aqui, estamos criando uma nova pasta de pesquisa que mostra os emails não lidos. É uma pasta de pesquisa muito útil, pois mostra todos os seus e-mails não lidos, não importa em que pasta ele está armazenado. Basta clicar na pasta de pesquisa que você deseja criar e, em seguida, clicar no botão "OK"..

Bem simples, certo? Agora, vamos dar uma olhada na criação de suas próprias pastas de pesquisa personalizadas, que são muito mais eficientes.

Criar uma pasta de pesquisa personalizada no Outlook

As pastas de pesquisa personalizadas permitem critérios adicionais que as pastas de pesquisa predefinidas não incluem - você pode pesquisar bastante por qualquer campo que uma mensagem do Outlook contenha. Mais importante, você pode criar uma pasta de pesquisa personalizada que usa vários critérios para selecionar mensagens. Por exemplo, você pode ter apenas uma mensagem de exibição de certas pessoas e palavras específicas na linha de assunto.

Para criar uma pasta de pesquisa, mude para a guia "Pasta" na Faixa de Opções e clique no botão "Nova Pasta de Pesquisa"..

Na janela Nova Pasta de Pesquisa, role até a parte inferior da lista, selecione a opção "Criar uma Pasta de Pesquisa Personalizada" e clique no botão "Escolher" que aparece.

Na janela Pasta de pesquisa personalizada, digite um nome para sua pasta.

Em seguida, você configurará os critérios para a pesquisa, então pressione o botão "Critérios".

A janela Critérios de Pasta de Pesquisa permite que você realmente personalize sua pesquisa, e você pode selecionar quantos dos critérios disponíveis quiser.

A guia "Mensagens" contém critérios básicos que permitem pesquisar palavras específicas no assunto, no corpo da mensagem, nos remetentes e nos destinatários. Você também pode limitar a pesquisa a mensagens nas quais você é a única pessoa na linha “Para” ou na linha “Para” ou “Cc” com outras pessoas..

E você pode especificar um intervalo de tempo para as mensagens com base em quando elas foram recebidas, enviadas, modificadas e assim por diante. Então, por exemplo, você pode mostrar apenas mensagens que foram recebidas nos últimos sete dias.

A guia "Mais opções" fornece ainda mais critérios para restringir sua pesquisa. Você pode pesquisar por mensagens em categorias específicas, aquelas que não foram lidas ou têm anexos, pela importância da mensagem, aquelas que são sinalizadas ou não, e até pelo tamanho real da mensagem. Esse último pode ser útil para encontrar e excluir anexos grandes, por sinal.

A guia "Avançado" permite adicionar critérios com base em todos os campos que um objeto do Outlook pode armazenar. Há um monte deles, então não vamos cobri-los aqui. Mas se você precisar pesquisar por algo que não encontrou nas outras guias, as chances são de que você o encontre clicando no botão "Campo" e navegando pelos menus..

Quando terminar de definir todos os critérios desejados nessas três guias, vá em frente e clique no botão "OK" para retornar à janela Pasta de pesquisa personalizada. Há mais uma coisa que você pode querer configurar aqui antes de terminar.

Por padrão, a pesquisa personalizada criada será obtida de todas as pastas do arquivo de dados do Outlook. Se você quiser limitar isso a apenas algumas pastas, clique no botão "Browse".

Na janela Selecionar Pastas, selecione as pastas que deseja incluir na pesquisa e clique no botão “OK”.

E depois de volta na janela principal Personalizar, vá em frente e clique em "OK" novamente.

O Outlook cria a pasta de pesquisa personalizada e a adiciona à sua exibição de pasta.

Depois que você pegar o jeito de usá-lo, o recurso Custom Search Folder é muito poderoso. Aqui estão apenas alguns exemplos de coisas para as quais você pode usar as pastas de pesquisa:

• Mensagens de e para seu chefe
• Mensagens com sinalizadores de acompanhamento não resolvidos por categoria (por exemplo, você pode procurar apenas os itens não resolvidos na categoria pessoal)
• Mensagens com alta importância
• Mensagens de e para um cliente (você pode até usar o domínio completo na caixa de pesquisa e escolher pesquisar todos os campos)
• Mensagens com anexos e que estão acima de um certo tamanho (ótimo para se livrar de grandes anexos e reduzir o tamanho do seu arquivo de dados)

E isso apenas arranha a superfície. Então, que tipos de pastas de pesquisa você cria? Deixe-nos saber nos comentários!