O guia do iniciante para o Microsoft Outlook 2013

Muitos de nós anseiam organização e produtividade. Se você já usa o Microsoft Office, então você já tem a melhor ferramenta para saciar esse desejo: Outlook 2013.

O Outlook é vital em muitas organizações, não apenas por suas óbvias habilidades de email, mas também pelos talentos de calendário, tarefas e contatos. Uma empresa típica pode conectar o Outlook a um servidor Exchange e todos podem compartilhar o mesmo catálogo de endereços e calendários, tornando-se uma excelente ferramenta para colaboração no nível corporativo..

Infelizmente, a maioria das pessoas não tem um servidor Exchange configurado em sua casa e provavelmente nem sabe o que é isso. Mas, tudo bem, o Outlook funciona tão bem em seu computador doméstico, e ainda fornecerá todos os recursos que o tornam uma ferramenta de produtividade tão poderosa: e-mail, tarefas, compromissos, catálogos de endereços e muito mais!

Trabalhando com o Outlook - Um minúsculo Primer

O Outlook não vai deslumbrá-lo quando você abri-lo pela primeira vez. Para todos os efeitos, é outra aplicação no ecossistema do Microsoft Office e, como tal, terá alguns elementos familiares.

Ao contrário de outros aplicativos populares do Office, no entanto, o Outlook é amplamente construído em torno de suas diferentes funções - Word é principalmente para criar documentos de texto, o Excel é sobre planilhas, PowerPoint faz apresentações - mas o Outlook é um aplicativo de muitos chapéus.

A visualização padrão do Outlook é a caixa de entrada, na parte superior está a Faixa de Opções, que está oculta nessa exibição para economizar espaço na tela.

Amá-los ou odiá-los, fitas estão por toda parte em todo o Office. Nós não precisamos gastar mais tempo repassando os méritos relativos de sua existência, obviamente eles estão aqui para ficar. Dito isso, lembre-se sempre, se você quiser ocultar rapidamente ou mostrar a faixa de opções, basta usar CTRL + F1.

Se você clicar em qualquer uma das funções de menu na parte superior, a Faixa de Opções será exibida e você poderá escolher funções e ferramentas. Se você quiser que a Faixa de Opções persista, você pode usar “CTRL + F1” ou clicar no pequeno ícone de alfinete no canto inferior direito.

A guia Início na Faixa de Opções muda contextualmente dependendo do modo em que você está. Na captura de tela acima, vemos nossas opções para o Mail.

Abaixo, a guia Início foi alterada para refletir as opções do Calendário. Observe que a Faixa de Opções é fixada de forma que o alfinete foi alterado para uma seta, caso você deseje reduzi-la novamente (ou use “CTRL + F1”).

As guias da faixa de opções restantes - Envio / Recebimento, Pasta, Visualização e, é claro, Arquivo - são amplamente consistentes em qualquer modo em que você esteja. Analisaremos mais de perto todas elas na próxima seção..

Vamos dar uma olhada rápida em como alternar entre os modos e mudar sua visão. Ao longo da borda esquerda, você vê o painel de pastas. Na parte inferior deste painel, há atalhos para os modos do Outlook. Neste exemplo, você vê ícones para a Caixa de Entrada, Calendário, Pessoas, Tarefas e assim por diante.

Se você clicar na seta na parte superior do painel de navegação, ele expandirá o painel, que exibirá a árvore de pastas da sua conta de email.

Da mesma forma, se você alternar para o modo Calendário, verá a visualização aplicável no painel de pastas.

Clique nos três pontos para acessar outros modos do Outlook, como anotações, pastas e atalhos do Outlook. Escolha as “Opções de Navegação” e você pode alterar a ordem em que os elementos de navegação aparecem.

Desativar “Navegação Compacta” atrairá usuários com telas de resolução maiores. Você também pode aumentar ou reduzir quantos itens aparecem e a ordem em que aparecem.

Enviar receber

A guia Enviar / Receber é voltada especificamente para as funções da Caixa de Entrada, mas também aparecerá nos outros modos (Calendário, Tarefas, etc.), embora eles não tenham a mesma funcionalidade.

Por exemplo, aqui vemos a guia Enviar / Receber do Calendário, que evita a seção Servidor.

Dependendo do tipo de protocolo de e-mail que você está usando (na primeira captura de tela, estamos trabalhando com uma conta IMAP), você pode ou não ter a capacidade de fazer download apenas de cabeçalhos ou marcar / desmarcar mensagens para download etc..

As opções de envio / recebimento são, portanto, dependentes de como você configura suas contas de e-mail, mas resumindo: recomendamos o IMAP.

Pasta

No geral, a guia Pasta é bastante consistente em todos os modos, com a exceção notável do Calendário. Abaixo, você verá a guia Pasta da Caixa de Entrada, que permite fazer todos os tipos de administração de pastas (se você não estiver usando uma conta IMAP, não verá a guia IMAP).

O botão AutoArquivar Configurações é um pouco confuso, pois não afeta realmente como a sua caixa de entrada arquiva automaticamente o correio antigo. Se você quiser manter o tamanho do seu e-mail pequeno e mais fácil de gerenciar, será necessário abrir as opções e atender a configuração do recurso AutoArquivar. Abra as Opções e selecione a categoria "Avançado".

Depois de localizar a opção AutoArquivar, clique no botão “AutoArquivar configurações…” para abrir uma caixa de diálogo muito mais útil do que a que você recebeu da Faixa de Opções..

Como mencionamos, a maioria das guias Pasta é bastante consistente em todo o Outlook, exceto no Calendário, que atende a funções específicas do calendário. Por exemplo, você não copia ou move pastas, copia ou move calendários e assim por diante.

Para a maior parte, você fará muita administração de pastas em relação à sua caixa de entrada, porque obviamente o email pode rapidamente tornar-se pesado e complicado se você não tiver uma boa estrutura de pastas e organização.

Visão

As opções de exibição contêm as seguintes funções essenciais. Esta é a guia Exibir, conforme vista da Caixa de entrada.

Observe o botão Lembretes da janela, que você pode abrir a qualquer momento para verificar seus lembretes, como se você tivesse perdido um ou ignorado outro. Se você tiver algum lembrete mostrando, você pode optar por dispensar cada um deles, apertar o botão soneca ou simplesmente descartar tudo de uma só vez..

As outras guias de exibição variam de acordo com o modo. O seguinte é atribuído ao Calendário, que adiciona a capacidade de alterar a visualização, a organização, a cor e o layout atuais. Novamente, a seção Layout faz muitas das mesmas coisas em todo o Outlook, mas é importante observar que não é universal, portanto, o que você habilita nos modos Tarefas, Calendário ou Email não será replicado em todo o aplicativo.

Além disso, é importante prestar atenção na seção Arrangement. Aqui está a aparência da seção Arrangement no modo Tarefas. Observe como você pode classificar e alterar a visualização Tarefas para obter o máximo impacto.

Usar a guia Exibir, de acordo com suas preferências, permitirá que você analise e classifique as informações rapidamente à medida que elas aumentam e se desenvolvem com o tempo. Seu calendário não ficará vazio, suas tarefas se multiplicarão, as pilhas serão enviadas para o correio e, portanto, o uso de diferentes arranjos e layouts poderá ajudá-lo a ser muito mais produtivo, em vez de se debater cegamente.

Fitas de Função

Vamos agora discutir como suas opções mudam de função para função. Aqui está tudo o que você precisa para tocar em uma mensagem de e-mail básica, adicionar anexos, tags e formatar seu texto. Não há nada muito complicado e você deve ser capaz de produzir uma mensagem de e-mail incrível.

Compare isso com a Faixa de Tarefas, que é acessível ao iniciar ou abrir uma tarefa. Reserve um momento para observar como é diferente do Message Ribbon.

Compare isso com a guia Inserir. A guia Inserir é estática em todo o Outlook, você poderá afetar o conteúdo de sua mensagem, tarefa, evento de calendário, etc. usando as mesmas opções e funções.

As mensagens de e-mail adicionam uma guia Opções, que tem alguns recursos úteis. Além dos Temas, que podem ou não ser úteis para você, há a opção Cco (cópia oculta, para quando você deseja ocultar os destinatários do cabeçalho de e-mail) e as funções de Rastreamento. No geral, não há nada aqui de importância crítica, mas se você precisar solicitar uma entrega ou um recibo de leitura, a guia Opções é o lugar para ir.

A guia Formatar texto é a mesma, não importa em que função você esteja envolvido, e não há muito o que falar. Essa guia tem uma notável semelhança com as funções de formatação encontradas no Word, portanto, se você usar o Word para escrever e formatar documentos, esses controles provavelmente serão familiares para você.

Por fim, a guia Revisar é sua guia "just-in-case". Você pode usar as ferramentas de revisão deste tab para verificar sua ortografia e gramática, encontrar uma palavra melhor e descobrir quantas palavras estão em seu email / tarefa / reunião.

A guia Revisar é a mesma em todo o aplicativo Outlook. Observe também que ele contém funções de linguagem, aqui você pode definir suas preferências de idioma e preferências de revisão. Você também pode traduzir itens como se você se corresponder com um parceiro estrangeiro ou alguém enviar um texto em outro idioma.

Isso é em grande parte para a funcionalidade adicional no Outlook. Obviamente, pulamos um monte de detalhes, mas sentimos que, uma vez que você entende a natureza do sistema Ribbon. Quando você quer usar uma função, você sabe onde procurá-la.

Configurando sua conta de e-mail automaticamente e manualmente

Vamos discutir brevemente a configuração de uma conta de e-mail automática e manualmente. Quando você inicia o Outlook pela primeira vez, vai incomodá-lo para configurar uma conta.

Você tem uma escolha, você pode configurar o Outlook imediatamente com uma conta de e-mail, ou você pode pular esta parte e adicionar uma conta mais tarde.

Se você escolher "Não", uma mensagem de aviso será exibida basicamente informando que o Outlook é bastante insatisfatório sem pelo menos uma conta de e-mail. Claro, você ainda pode usá-lo para rastrear tarefas, notas, manter um calendário e outras coisas, mas o Outlook é realmente uma experiência centrada em email.

Com isso em mente, configuraremos o Outlook com uma conta de e-mail. Inicialmente, você pode tentar fazer isso automaticamente, onde você inserirá algumas informações superficiais sobre sua conta e o aplicativo tentará detectar automaticamente as configurações.

Às vezes isso funciona, algo que não funciona. Em caso afirmativo, você ganha e pode avançar para a próxima seção. Se isso não acontecer ou você souber que precisa configurar um tipo de servidor adicional, selecione a opção "Configuração manual" e clique em "Avançar" para continuar.

Por uma questão de conveniência, vamos configurar uma conta preexistente usando o método automático. Descreveremos os métodos manuais daqui a pouco. Se você precisar configurar uma conta manualmente, sugerimos que você avance para essa seção. Enquanto isso, simplesmente usamos uma conta do Outlook.com, fornecemos nossa senha e você vê o resultado abaixo.

Usando um Outlook.com é uma maneira fácil, se você deseja configurar um email que não seja da Microsoft, você provavelmente precisará configurá-lo manualmente. Se você não sabe como fazer isso, recomendamos que você pesquise como configurar o Outlook com seu e-mail específico.

Dito isso, em nosso exemplo fácil, clicamos em "Concluir" e o Outlook abre para a nossa caixa de entrada nova e brilhante.

Configuração manual de conta

Agora que você tem um bom entendimento sobre os recursos básicos do Outlook, vamos voltar e discutir como configurar outras contas de email. Há uma boa chance de você ser como muitas outras pessoas e ter duas ou mais contas de e-mail. Felizmente, você pode configurar o Outlook para operar com muitas contas de e-mail diferentes, incluindo POP e IMAP, e você pode ter quantas contas você puder manipular pessoalmente.

POP e IMAP?

Então, o que queremos dizer sobre POP e IMAP??

O protocolo POP ou Post Office já existia para sempre, e se você já usou e cliente de e-mail para se conectar ao seu e-mail provido pelo ISP, ou buscar seu e-mail de um serviço de webmail, é provável que você tenha conectado usando POP. POP é ótimo para baixar suas mensagens.

Se você configurar sua conta para trabalhar com IMAP, o Outlook copiará sua estrutura de pastas on-line e normalmente sincronizará apenas algumas semanas de e-mail por vez. Seu e-mail não será removido do servidor e você poderá simplesmente baixar apenas cabeçalhos de mensagens, o que é fantástico se você tiver milhares de mensagens em suas pastas.

Então você tem POP, que é obsoleto e algo como levar um facão para o seu e-mail, e depois há o IMAP, que é mais refinado, moderno e mais adequado se você quiser manter a mesma caixa de entrada on-line e offline.

Como dissemos, achamos que o IMAP é o método muito superior.

Adicionando e Gerenciando Múltiplas Contas de E-mail

Adicionar e gerenciar várias contas de email no Outlook é muito simples. Se você quiser adicionar uma nova conta de e-mail, clique na guia "Arquivo" na faixa de opções e clique em "Adicionar conta". A tela Configuração automática da conta será exibida. Se você quiser (ou precisar) configurar sua conta manualmente, selecione “Configuração manual” e clique em “Avançar”.

Como mencionamos anteriormente, sua escolha entre os tipos de conta provavelmente será POP ou IMAP, e a configuração de sua conta como uma ou outra geralmente será detalhada pelo seu provedor de e-mail. Ou seja, se você usa o Gmail ou o Yahoo !, ou até mesmo o e-mail fornecido pelo seu provedor de serviços de Internet, você deve consultá-los ou à Internet para obter instruções e configurações específicas necessárias para usá-lo com o Outlook..

Por outro lado, se você estiver usando o Outlook.com ou outro serviço do tipo Exchange ActiveSync, as informações serão bem simples de fornecer.

Depois de adicionar suas contas, se você precisar gerenciá-las, poderá escolher a conta com a qual deseja lidar no seletor suspenso na parte superior da página "Informações da conta", na guia "Arquivo"..

Clique em "Configurações da conta" e "Configurações da conta" novamente. A partir da janela resultante, você pode criar uma nova conta, reparar uma atual, removê-la, defini-la como padrão (se tiver mais de uma) e, claro, alterar as configurações, se necessário.

Aqui vemos as configurações para uma conta do Outlook.com. Não há muito que possamos fazer, embora, se você alterou recentemente sua senha, consiga corrigir isso rapidamente.

Abaixo está uma configuração do IMAP, que foi configurada manualmente de acordo com as configurações fornecidas pelo Google.

Uau, há muito mais acontecendo lá, e nós até temos que nos aprofundar em "Mais configurações ..." para mexer nas portas do servidor.

Lembre-se, você só precisa fazer esse tipo de coisa uma vez e depois esquecê-la. A menos que você altere uma senha posteriormente ou deseje adicionar / remover uma conta, seu trabalho com as configurações da conta de e-mail estará efetivamente acabado.

Se você quiser saber mais sobre como adicionar contas IMAP do Gmail ao Outlook, temos um pequeno guia que ajudará você.

Pronto, conjunto, e-mail!

Enquanto você pode estar satisfeito usando apenas o Gmail ou apenas o Yahoo! Correio para uso diário, se você usar várias contas de email, como uma conta pessoal, profissional e / ou de trabalho, ter um cliente de email como o Outlook pode eliminar alternar entre contas, vincular compromissos ao calendário ou gerenciar tarefas.

É uma solução real, viável e de alta produtividade e, dado o foco renovado da Microsoft no pacote Office, continua sendo uma parte relevante das rotinas diárias de muitos usuários.

Depois que suas contas de e-mail estiverem configuradas e prontas, você poderá começar a usar o Outlook e explorar todas as suas funções. Você provavelmente vai encontrá-lo muito fácil de usar, e há muito mais que How-to Geek pode ajudá-lo com artigos anteriores, ou simplesmente perguntando em nosso fórum de discussão.