Despeje-se da verificação compulsiva por e-mail com recompensa positiva

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Você verifica seu e-mail com mais frequência do que precisa? Você experimenta sintomas de abstinência quando não verifica seu e-mail há algum tempo? A verificação compulsiva de e-mails é um hábito pouco saudável que impede você de fazer coisas mais importantes. Use recompensa positiva para estabelecer um relacionamento mais saudável com sua caixa de entrada.

E-mail nem sempre é produtivo

Existem três razões principais pelas quais o email nem sempre é produtivo.

1. E-mail leva tempo longe de outras coisas: Pode ser fácil justificar a verificação compulsiva de e-mails porque parece que você está fazendo algo. Afinal, ler mensagens, responder a algumas e esvaziar sua caixa de entrada deve ser uma coisa boa. Mas só é produtivo quando feito intencionalmente - não durante o tempo que é invertido para outras tarefas mais importantes.

2. E-mail não pode ser diferente de chit-chat: Usar o email para se comunicar com amigos, colegas ou conhecidos não pode ser diferente do bate-papo no refeitório. Se a conversa não é tão importante e se estende além do que é um intervalo razoável, isso te distrai do seu trabalho.

3. E-mail é geralmente sobre outras pessoas: E-mail incentiva você a atender às necessidades, solicitações e perguntas de outras pessoas - em vez de suas próprias. O e-mail tem um horário e um local no seu dia, mas ele precisa ter um horário e um local designados. Não apenas a qualquer momento que você sentir vontade de verificar.

Diagnostique seu problema

As pessoas fazem coisas compulsivas por todos os tipos de razões. O motivo mais comum é evitar experimentar algo particularmente desagradável. Se você está checando e-mails dez vezes por dia sem um bom motivo, provavelmente está tentando evitar alguém ou alguma coisa.

A verificação obrigatória de e-mails pode ser sua maneira de fugir:

Um prazo iminente
bloqueio de escritor
Incerteza sobre o que fazer a seguir
Tédio
Corrigindo um problema importante que está impedindo você de fazer o trabalho
Preparando-se para um compromisso planejado
Realmente trabalhando em algo

Explore os possíveis motivos pelos quais você verifica seu e-mail com mais frequência do que o necessário para diagnosticar seu problema.

Reconheça seu hábito compulsivo

O próximo passo para mudar seu hábito de e-mail compulsivo é acompanhá-lo. Mantenha um registro de quantas vezes você abre sua caixa de entrada. Observe quanto tempo você gasta em média durante cada visita.

Mantenha uma atitude positiva no processo. Não se julgue improdutivo, impreciso ou fracassado ao identificar fraquezas ou erros. A autopunição não ajudará você a fazer mudanças positivas. Simplesmente reconheça seus padrões e explore quais são as motivações, conforme abordado acima.

Continue reconhecendo o seu vício compulsivo por e-mail até que você não aguente mais - até que você não possa mais ficar parado sem fazer nada a respeito. Porque a única maneira de resolver o comportamento compulsivo é:

1. Aceitando que existe

2. Ser auto-honesto o suficiente para entender por que

3. Ter razão suficiente para fazer algo sobre isso

Uma vez que você está verdadeiramente motivado para fazer uma mudança, é relativamente fácil começar com pequenos passos.

Comece com Baby Steps e recompensa positiva

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Recompensa positiva ajuda você a associar seu comportamento desejado com bons sentimentos e / ou feedback positivo. Siga os sete passos abaixo para tornar a sua caixa de entrada de emails uma prática mais produtiva e saudável.

Etapa 1: criar um documento de responsabilidade por email

Crie um documento ao qual você se referirá para sua responsabilidade por e-mail. Certifique-se de que é visual e dinâmico o suficiente para trabalhar. Você adicionará conteúdo a este documento nas etapas a seguir, mas personalizará de acordo com suas preferências.

Etapa 2: declare a mudança de comportamento desejada (ou meta final)

Na parte superior do documento, escreva como (muitas vezes) você deseja verificar seu e-mail.

Isso pode ser tão geral quanto "Não quero verificar meu e-mail com frequência" ou tão específico quanto "Só quero verificar meu e-mail às 10h e 15h todos os dias da semana e às 16h nos finais de semana".

Seja mais específico em seu objetivo final e, se possível, forneça suas razões para selecioná-lo.

Etapa 3: admita suas fraquezas

Abaixo da sua declaração, liste as razões pelas quais você ainda não atingiu essa meta desejada em suas respectivas linhas.

Mais uma vez, seja específico e não use linguagem desnecessariamente severa, como "sou ruim no gerenciamento do tempo" ou "simplesmente não consigo me controlar".

Use uma linguagem objetiva que o mantenha focado no que está acontecendo e por quê. Mais instruções funcionais são:

“Eu luto com o gerenciamento do meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar.”
“Tenho dificuldade em resistir ao desejo de checar meu e-mail, mesmo quando sei que não preciso, porque prefiro não ter alguns momentos de silêncio para pensar sobre o que realmente devo fazer”.

Tente listar pelo menos cinco das suas fraquezas.

Digamos que seu objetivo seja verificar sua caixa de entrada uma vez pela manhã e outra ao final da tarde. Atualmente, você verifica uma vez a cada vinte minutos, enquanto no computador.

Aqui estão cinco pontos fracos em potencial que ficam no seu caminho:

Você não está animado em fazer suas outras tarefas relacionadas ao computador.
Você fica entediado enquanto viaja e espera em público, não quer interagir com as pessoas ao seu redor, e descobre que verificar e-mails no seu iPhone passa o tempo.
Você se preocupa em pendurar perguntas ou conversas por e-mail e quer saber qual é o próximo passo - assim que o Sr. Smith entrar em contato com você.
Você quer agradar o Sr. Smith sempre respondendo a ele prontamente, mesmo que ele não escreva seu pagamento e não esteja particularmente perto de você.
Você espera receber um alerta por e-mail informando que alguém vai iniciar uma conversa com você no seu Facebook, Twitter ou LinkedIn como validação de que você é importante o suficiente para conversar.

Pode não ser divertido explorar suas fraquezas quando se trata de verificar e-mails, mas será útil reprogramar seus hábitos para melhor.

Etapa 4: identifique seus desafios com base em suas fraquezas

Agora, analise cada fraqueza da sua lista e adicione uma coluna extra à direita. Identifique as situações (reais ou imaginadas) durante as quais você demonstra essas fraquezas.

Digamos que você tenha “eu luto com o gerenciamento do meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar” na coluna da esquerda.

Em seguida, na coluna da direita, descreva a situação que é problemática. Seria algo como "ter um projeto importante para trabalhar" ou "ter um projeto importante para trabalhar que eu não me sinto pronto para terminar", ou mesmo "sentir-se inseguro sobre um projeto importante".

Uma vez que você esteja ciente das situações desafiadoras, você estará mais bem preparado para enfrentá-las.

Etapa 5: crie uma lista de verificação de recompensas positivas

Quando você configura suas colunas descrevendo suas fraquezas e como elas surgem, adicione uma terceira coluna à direita.

Use essa coluna para listar as etapas de ação que você pode tomar para superar as situações problemáticas que desencadeiam os pontos fracos que impedem que você verifique seu e-mail nos seus termos, na frequência desejada.

Em seguida, adicione uma quarta coluna, onde você terá o espaço para marcar as instâncias quando realizar uma das ações da terceira coluna.

Aqui está uma maneira de formatar seu documento:

Você notará que há apenas uma caixa de seleção para cada etapa de ação. Durante o dia, você pode concluir essa etapa várias vezes, portanto, adicione colunas de caixa de seleção extras conforme necessário.

Passo 6: Recompense-se por permanecer na tarefa

Depois de configurar o documento, imprima uma cópia ou mantenha-a aberta na sua área de trabalho. De agora em diante, você consultará este documento para treinar novamente como visitar sua caixa de entrada.

Cada vez que você marcar uma caixa na coluna da extrema direita, poderá verificar seu e-mail - faça isso sabendo que você ganhou. Os sentimentos positivos associados à verificação do seu email depois de você realiza algo significativo que o inspira a analisar sua caixa de entrada de maneiras diferentes.

Aqui está um exemplo. Vamos desenhar novamente a partir da fraqueza: “Eu me esforço para administrar meu tempo quando tenho projetos importantes que não me sinto pronto para terminar.” Digamos que um dos desafios associados a essa fraqueza é: “Ter um projeto importante para trabalhar. Agora, aqui estão três etapas possíveis de ação que ajudam você a superar e / ou trabalhar em direção ao seu objetivo:

1. Imprimindo um artigo / recurso / documento que te lembra porque seu projeto é tão importante e / ou porque você é capaz de completá-lo com sucesso.

2. Perguntar a um amigo ou colega por ajuda ou perspectiva quando se sentir preso.

3. Escrever um cronograma ou lista de tarefas para o seu projeto.

4. Revendo e / ou revisando sua agenda ou lista de tarefas para seu projeto.

5. Completar um item em sua agenda ou lista de tarefas para seu projeto.

Toda vez que você concluir uma dessas etapas, marque uma caixa e saiba que pode verificar seu e-mail depois de recebê-la. Claro, se você não sente vontade de verificar seu e-mail, pode ir direto para a próxima tarefa. Como você pode ver, cada uma dessas etapas começou como uma maneira de evitar a verificação compulsiva de seu e-mail e acabar atendendo às metas de produtividade..

Você não precisa ser perfeito; Tudo bem se você verificar sua caixa de entrada sem ter marcado primeiro uma caixa. Mas pelo menos esteja atento ao que você faz. E preste atenção em como é diferente verificar se você recebeu a caixa de entrada, em vez de não ter uma razão real para isso (exceto por talvez sucumbir a uma situação problemática que desencadeia o hábito compulsivo).

Etapa 7: Continue usando a lista de verificação até perceber as alterações

Quando você usa sua lista de verificação o suficiente para ter certeza de que sua situação de e-mail está sob controle, você perceberá que é melhor em:

Detectando o tédio
Identificar problemas com trabalho que podem ser difíceis de admitir
Percebendo quando você está sobrecarregado
Reconhecendo sentimentos negativos sobre o seu trabalho, que você precisa expressar e abordar
Tornar-se consciente de bloqueios criativos ou mentais
Dando a si e aos seus olhos uma pausa no computador quando necessário
Permanecer na tarefa e se sentir bem em fazer as coisas

Cada um deles ajuda a resolver os problemas que, quando não abordados, levam a vários comportamentos compulsivos.

Tornar a Verificação de E-mail Especial

Quando o email se tornou seu hábito compulsivo, ele não é mais uma ferramenta produtiva. Torne a verificação do email especial para que se torne produtivo novamente.

Além do exercício acima, você pode explorar outras técnicas para usar recompensas positivas. Você pode bloquear os horários regulares para a limpeza da caixa de entrada depois de ter colocado horas de trabalho sólidas e configurar esse tempo para ser agradável, com um lanche por perto e uma música de bem-estar em segundo plano. Você também pode aplicar os mesmos princípios para o trabalho - desconecte-se da Internet e / ou oculte seu cliente de e-mail e use um ambiente de trabalho confortável para compensar.