Como criar cartas de formulário no Word

Às vezes, você pode criar uma carta que enviará para várias pessoas diferentes, mas gostaria que algumas partes dela fossem individualizadas para cada destinatário: partes como saudação, nome, endereço, etc. linguagem, isso significa que você deve criar uma carta de formulário, que é realmente fácil de fazer.

Antes de começar a escrever cartas, você deve ter certeza de que já tem um banco de dados configurado com todos os campos que gostaria de incluir. Um banco de dados pode ser tão simples quanto uma planilha do Excel com colunas para nome, sobrenome, endereço, etc..

O Word pode importar dados do Excel, Access e documentos de texto. Se você ainda não tem uma configuração de banco de dados, você sempre pode criá-la dentro do Word, o que mostrarei como fazer.

Criar cartas de formulário no Word

Para começar, crie um documento que tenha o texto padrão como a carta de Natal de exemplo abaixo:

Observe como ele não tem saudação, endereço, etc. porque todos serão adicionados posteriormente como campos em nossa carta-modelo. A primeira coisa que você precisa fazer é clicar em Selecione os destinatários no Mailings aba:

É aqui que você adiciona as pessoas que receberão a carta ou importam uma lista de um arquivo de banco de dados.

Você pode clicar em Digite uma nova lista se você quiser criar a lista dentro do próprio Word. Para importar, clique em Use lista existente. Neste exemplo, vamos apenas digitar a lista.

Nota: Quando você for salvar sua lista de destinatários, o Word solicitará um local em seu disco rígido para salvar o arquivo de dados que será criado.

Depois de salvar sua lista de destinatários, você notará que muitos dos ícones que estão no Mailings fita são clicáveis ​​agora.

Para começar a adicionar campos à sua carta-modelo, clique em um ponto no documento para indicar onde você deseja colocar o campo e, em seguida, clique em Bloco de Endereços.

Isso trará o Inserir bloco de endereços diálogo.

Clique Está bem para ir com o formato padrão e você deve pegar algo parecido com isto:

Em seguida, adicione um Entrar depois de Bloco de Endereços para mover o seu texto para baixo uma linha, clique no Linha de saudação ícone:

Isso trará o Inserir linha de saudação diálogo.

Mais uma vez, vamos com o formato padrão e basta clicar no Está bem botão.

Em seguida, destaque onde diz, clique com o botão direito do mouse, escolha Parágrafo e marque a caixa ao lado de Não adicione espaço entre parágrafos do mesmo estilo.

Isso fará com que o bloco de endereços fique conectado corretamente em vez de ter uma linha em branco entre cada parte dele.

Então, clique no Resultados de pré-visualização ícone localizado na guia Correspondências na faixa de opções.

Em vez do indicador de campo de bloco de endereço, você deve ver o conteúdo real listado no documento do Word.

Quando terminar de visualizar, clique no Resultados de pré-visualização ícone para desativar a pré-visualização. Em seguida, para ver como adicionar outros campos, clique logo após o no seu documento para fazer com que a sua posição atual, em seguida, clique no Inserir campo de mesclagem ícone.

Você deve ter algo assim:

Escolher país ou região, em seguida, clique no Inserir botão.

Tente clicar no Resultados de pré-visualização ícone novamente para ver como fica. Aqui está o meu exemplo abaixo:

Agora que a carta de formulário está configurada corretamente, você pode fazer coisas mais avançadas, como configurar regras. As regras permitem que você mostre alguns textos para certos destinatários e os esconda para outras pessoas. Para começar, clique no Regras botão.

Você verá um menu drop-down com várias opções como Ask, Fill-in, etc.

Para o nosso exemplo, vamos escolher Se ... então ... mais, o que nos levará ao seguinte diálogo:

Mudar o Nome do campo: para País ou região, e digite EUA no Comparado a: campo. Em seguida, adicione um texto às caixas onde diz Inserir este texto e Caso contrário, insira este texto.

Neste exemplo, se o destinatário mora nos EUA, eles receberão o texto feliz Natal inserido em sua carta, enquanto todos os outros receberão a mensagem Saudações de temporadas.

Aqui está o que vai ficar assim que você clicar no Está bem botão e, em seguida, o Resultados de pré-visualização botão.

Em seguida, observe Resultados de pré-visualização seção:

Aqui você pode clicar nos botões de seta (quando Resultados de pré-visualização está ligado) à esquerda e à direita do número para percorrer todas as letras que serão enviadas. Dessa forma, você pode ter certeza de que todas as suas letras serão exibidas antes de imprimir ou enviar por e-mail.

Nota: A opção de menu de campos de correspondência em Regras é para nomes de campo correspondentes em um banco de dados com nomes de cabeçalho na lista de destinatários.

Além disso, para facilitar a visualização de onde você inseriu os campos no documento, use o Realçar Mesclar Campos botão.

É uma alternância que você pode ligar e desligar a seu critério. Finalmente, quando estiver satisfeito com sua carta, clique no Concluir e mesclar ícone:

Você deve obter este menu suspenso com três opções.

Escolher Editar documentos individuais para que o Word mescle todas as suas letras em um único documento grande que você pode consultar antes de imprimir ou enviar como um e-mail.

Como você pode ver, a criação de cartas-modelo com o Word não é mais a tarefa que já foi e você pode criar e enviar documentos com rapidez e facilidade. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para comentar. Apreciar!