Como definir uma mensagem ausente no Outlook
Sair do escritório em breve e precisa configurar um Fora do escritório, Longe ou Período de férias mensagem no Outlook? Você pensaria que seria super fácil, mas infelizmente não é! Na verdade, existem duas maneiras de criar uma resposta automática e isso depende se o Outlook está autônomo ou usando o Microsoft Exchange.
Se você estiver em um ambiente corporativo e o Outlook estiver conectado ao MS Exchange, a definição de uma resposta fora do escritório será realmente muito fácil. Vamos passar por esse método primeiro e depois discutiremos como fazer isso se você não estiver usando o Exchange.
Mensagem de ausência do escritório com o Exchange
No Office 2007 e anteriores, vá para Ferramentas e clique em Assistente de ausência temporária. Observe que isso deve estar lá automaticamente no Outlook 2003 e no Outlook 2007 ao usar o Exchange. Se você não vir a opção, não está usando o Exchange.
No Office 2010 e no Office 2013, você precisa clicar no Arquivo tab, depois Info e você verá um botão chamado Respostas Automáticas (Fora do Escritório).
No Office 2007 e anteriores, clique no Estou atualmente fora do escritório botão de rádio e digite a mensagem para o Resposta automatica caixa.
Vá em frente e coloque a data que você vai estar fora até e também colocar em qualquer informação de contato em caso de emergência, etc. Se você clicar em OK, todos receberão esta mensagem até você voltar a este diálogo e alterá-lo para Eu estou atualmente no escritório.
Você também pode adicionar regras às mensagens recebidas enquanto estiver fora do escritório clicando em Adicionar regra. Isso é útil se você quiser executar determinadas ações em emails provenientes de pessoas diferentes. Por exemplo, se você receber um e-mail de um cliente, poderá encaminhá-lo para seu telefone ou responder com um modelo de e-mail diferente daquele usado para funcionários internos. Se você não souber como usar regras, leia meu post anterior sobre como criar regras do Outlook.
No Outlook 2010 e 2013, é um pouco diferente. Quando você clica em Respostas automáticas, você terá uma caixa de diálogo pop-up como a mostrada abaixo.
Selecione os Enviar respostas automáticas botão e, em seguida, verifique o Envie somente durante esse intervalo de tempo caixa se você sabe as datas exatas que você vai se foi. Se você deixá-lo desmarcado, ele simplesmente deixará a resposta automática ativada até você selecionar manualmente e selecionar Não envie respostas automáticas.
O que também é legal nessa versão é que você pode ter uma configuração de resposta automática separada para pessoas dentro e fora da sua organização. Novamente, como nas versões anteriores do Office, você clica em Regras se você quiser adicionar exceções à resposta automática.
Mensagem de ausência do escritório sem o Exchange
Então, isso é ótimo se você tiver o Outlook com o Exchange, mas e se você não tiver acesso a Assistente de ausência temporária ou Respostas automáticas? Bem, há uma maneira de você EMULAR o assistente de ausência de escritório criando uma regra de resposta automática junto com um modelo de ausência temporária. Aqui estão os passos abaixo.
Passo 1: Primeiro crie uma nova mensagem no Outlook como se você fosse escrever um email para alguém. Não coloque nada nas caixas de TO ou CC. Digite sua mensagem de e-mail ausente e coloque um assunto também.
Clique no botão Microsoft Office ou no Arquivo guia em versões mais recentes do Office e escolha Salvar como. Na caixa de combinação Salvar como tipo, selecione Modelo do Outlook. Digite um nome como Resposta Fora do Escritório no Nome do arquivo caixa e clique Salve .
Passo 2: Agora tudo o que precisamos fazer é criar uma regra e informar ao Outlook para usar o novo modelo de email que acabamos de criar. Para o Office 2007, clique no Ferramentas menu e vá para Regras e Alertas.
No Office 2010 e 2013, clique no Casa guia e, em seguida, clique em Regras e depois clique em Gerenciar regras e alertas.
Clique em Nova regra debaixo Regras de email criar uma nova regra do Outlook.
Sob a seção Começar de uma regra em branco, vá em frente e clique em Verificar mensagens quando chegam em versões mais antigas do Office ou Aplicar regra nas mensagens que receboe em versões mais recentes do Office, clique em Próximo.
Em seguida, você terá que escolher quais condições, se houver, deseja verificar. Para respostas automáticas fora do escritório, normalmente não verifico nada, pois quero aplicá-lo a qualquer email que receba.
Clique em Avançar e depois em Ações, marque a caixa que diz “Responder usando um modelo específico"E, em seguida, na segunda caixa de texto na parte inferior, clique no link que diz uma temperatura específicatarde.
Agora selecione o modelo que você criou anteriormente na lista de modelos. Se você não vir seu modelo, clique no Olhar dentro caixa de combinação e escolha Use modelos no sistema de arquivos.
Clique Abrir e depois clique Terminar. Agora, sempre que você receber um novo e-mail, uma resposta automática será enviada usando o modelo de resposta automática. O Outlook lembra quem envia as mensagens também e só envia uma vez para cada endereço de email.
Para desativá-lo, você precisa voltar às Regras e Alertas e desmarcar a caixa ao lado da regra. Além disso, você precisa garantir que o Outlook esteja aberto no computador antes de sair para que ele envie as respostas automáticas. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para deixar um comentário. Apreciar!
