Como usar os recursos de AutoRecuperação e AutoBackup do Excel

É sempre uma tragédia terrível quando alguém perde algo importante em que estava trabalhando porque não salvou o documento corretamente. Isso acontece com mais frequência do que você pensaria nos usuários do Excel e do Word!

Felizmente, a Microsoft adicionou muitos recursos nas últimas versões que ajudam a reduzir as chances de perda de dados devido a falhas, falta de energia, exclusões acidentais, etc. Um recurso é chamado de AutoRecuperação e o segundo recurso menos comumente conhecido. é chamado de AutoBackup.

Neste artigo, vou falar sobre como configurar as duas opções para que seus dados sejam o mais seguros possível. Também gostaria de mencionar que as versões mais recentes do Office permitem que você salve documentos diretamente no OneDrive, o que é uma boa opção a ser considerada, pois você ainda poderá acessar seu trabalho mesmo se o disco rígido falhar.

AutoRecuperação do Excel

O recurso Recuperação automática é ativado por padrão e basicamente salva seu documento automaticamente em um local temporário após um intervalo de tempo definido. Para ver as configurações de AutoRecuperação, clique em Arquivo e depois Opções.

Clique em Salve  no menu à esquerda e você verá a opção AutoRecuperação sob Salvar pastas de trabalho.

Por padrão, as informações de AutoRecuperação são salvas a cada 10 minutos. Além do intervalo, o Excel precisa ficar inativo por 30 segundos antes que os dados sejam salvos. Além disso, as informações gravadas automaticamente são salvas no Localização do arquivo de AutoRecuperação listado aqui. Então, como isso funciona? Basicamente, digamos que você tenha uma planilha como a abaixo e você a tenha salvado.

Agora, digamos que eu adicione os seguintes dados à planilha do Excel e aguarde cerca de 10 minutos sem salvar meu documento. Como o intervalo de AutoRecuperação está definido para 10 minutos, é necessário aguardar pelo menos esse tempo até que os dados sejam salvos..

No meu caso, eu simulei uma falha do Excel abrindo o gerenciador de tarefas e matando o processo do Excel. Depois disso, reabri o Excel e imediatamente vi uma opção chamada Mostrar arquivos recuperados.

Se você clicar nele, exibirá uma lista de arquivos do Excel que podem ser recuperados. No meu caso, ele tinha o arquivo original, que tinha dados apenas em A1 e A2, e também tinha o arquivo AutoRecuperação, que incluía os dados que eu não salvava no disco.

Clicar em qualquer um dos itens na lista abrirá outra instância do Excel mostrando os dados nesse arquivo específico. No geral, esse é um recurso realmente útil para aqueles momentos em que você não salvou todo o seu trabalho, mas o Excel termina inesperadamente.

A principal desvantagem desse recurso é que os dados de AutoRecuperação são armazenados no mesmo disco rígido do seu arquivo. Portanto, se algo acontecer ao seu disco rígido, tudo estará perdido. Você pode alterar a localização nas configurações acima para um disco rígido separado ou até mesmo para um local de rede, o que eu recomendo.

Observe que as informações de AutoRecuperação também são excluídas automaticamente pelo Excel nas seguintes circunstâncias:

1. Você salva o arquivo manualmente ou usando Arquivo - Salvar como.
2. Você fecha o arquivo ou fecha o Excel (se você salvar o arquivo ou não)
3. Você desativa a AutoRecuperação completamente ou apenas para a pasta de trabalho

Então, basicamente, sempre que você salva o arquivo, ele elimina os dados de AutoRecuperação. Além disso, se você fechar manualmente o Excel e optar por não salvar os dados, ele excluirá os dados de AutoRecuperação. Apenas tenha isso em mente ao usar esse recurso. Se você é um usuário pesado do Excel, sugiro definir o intervalo de AutoRecuperação para algo como 2 ou 3 minutos em vez de 10.

Backup automático

Outra característica que muitas pessoas desconhecem é o AutoBackup. Para usá-lo, primeiro você precisa salvar seu arquivo para chegar ao Salve  caixa de diálogo. Se você já tiver um documento do Excel salvo, vá para Arquivo e depois Salvar como e escolha um local. Quando você fizer isso, isso trará Salvar como diálogo.

Na caixa de diálogo, clique no Ferramentas botão que está à esquerda do Salve  botão. Você verá algumas opções, uma das quais é Opções gerais. Quando você clica nele, uma pequena janela aparecerá com mais algumas opções.

Vá em frente e verifique o Sempre crie backup caixa. Clique em OK e, agora, quando salvar o arquivo, um arquivo de backup do Excel também será criado com uma extensão .XLK. Observe que na primeira vez que você fizer isso, os arquivos serão exatamente iguais. Se você fizer edições no arquivo original e, em seguida, salvá-lo novamente, o arquivo de backup permanecerá o mesmo (os dados originais). A terceira vez que você salvá-lo, no entanto, o arquivo de backup será atualizado com informações até o segundo salvar.

Basicamente, o arquivo de backup é sempre uma versão atrás da versão atual. Então, se você fez um monte de alterações, salvou seu arquivo e depois quis voltar para a versão que não tinha essas mudanças, você poderia simplesmente abrir o arquivo de backup.

O arquivo é salvo no mesmo local do arquivo original e não parece haver uma maneira de mudar isso. Esse recurso não adiciona muita segurança ao seu documento, mas é bom em certas circunstâncias.

Habilitar esses recursos de backup e recuperação no Excel irá salvar você de perder dados importantes. É sempre uma boa opção usar o armazenamento em nuvem (como o OneDrive) como uma rede de segurança adicional, caso o seu computador catastroficamente falhe. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para comentar. Apreciar!