5 maneiras eficazes de manter seus arquivos sob controle

Seu computador é uma selva digital. É tão fácil ter um local de trabalho limpo e arrumado e transformá-lo em uma grande bagunça. Existem muitos arquivos e eles estão em todo lugar. Crie arquivos que você precisa se tornar quase impossível de encontrar. Então, como você evita que seus arquivos fiquem fora de controle? Bem, você está com sorte, porque há 5 maneiras eficazes de manter seus arquivos sob controle.

Mas primeiro: por que nossos arquivos de computador e design ficam fora de controle tão facilmente? A mesma razão que tantas pessoas têm quartos bagunçados e armários desorganizados e espaços de trabalho físico. Exceto multiplicar por 100, já que é tão fácil criar arquivos de design de computador que não ocupam espaço físico.

Felizmente, não é tão difícil manter seu computador e arquivos de design sob controle. Adicione uma pitada de bom senso, misture-se com uma pitada de autodisciplina e repita, repita, repita. Não se preocupe - parece mais trabalho do que é. Apenas iguale-o a escovar os dentes: uma vez que você adquira o hábito de fazer essas coisas, você nem perceberá. Você naturalmente manterá seus arquivos de computador e design sob controle.

Tudo bem, sem mais delongas, aqui estão as 5 maneiras eficazes de manter seus arquivos sob controle.

1. Excluir impiedosamente arquivos antigos e desnecessários

(Imagem de Mixy Lorenzo)

Este pode parecer óbvio, mas às vezes os passos mais comuns são negligenciados. Esqueça qualquer software de produtividade e fluxos de trabalho de simplificação de arquivos, e qualquer outro absurdo de produtividade "pat-on-the-back": simplesmente excluir arquivos antigos e desnecessários.

É o mesmo que limpar seu quarto ou organizar seus arquivos físicos. Você passa por suas coisas e, ao olhar para um item, decide: isso é relevante para algo importante? Se não, você impiedosamente joga fora. Isso é como você se mantém organizado: minimizando o número de coisas que você tem. Sem truques ou segredos.

Este método não é diferente quando se trata de arquivos de design do seu computador. Ao analisar seus arquivos, decida se cada um ainda é relevante para algo importante. Se não for, exclua-o impiedosamente - você não precisará dele novamente, e está apenas bagunçando seu local de trabalho digital. Geralmente, esses arquivos são arquivos de projeto antigos, como rascunhos anteriores de gráficos e designs e arquivos de site desatualizados..

Isso é legal e tudo mais, mas quando você deve eliminar impiedosamente arquivos antigos e desnecessários? Afinal, praticamente todo mundo odeia limpar seu quarto.

Bem, da mesma forma que você pode minimizar a necessidade de agendar a limpeza do seu quarto é cuidando de um objeto assim que o encontrar, assim você também deve decidir se precisa excluir um arquivo quando encontrá-lo. O que nos leva a # 2 ...

2. Tome uma ação imediata em arquivos que você encontra

(Imagem por John Britton)

A melhor maneira de evitar a programação e a limpeza dos arquivos de design do computador é não ser necessário. Cada vez que você encontrar um arquivo, tome medidas imediatas.

Mas você é sem dúvida um cara ocupado ou galão. Você tem coisas para fazer, lugares para se estar. Você não pode largar tudo o que está fazendo e cuidar de cada arquivo que encontrar. Então, como você decide quando agir?? Use a regra de 5 minutos: Se tomar medidas imediatas sobre o arquivo levará 5 minutos ou menos, cuide dele assim que o encontrar.

Soa familiar? É porque isso é “influenciado” pelo livro popular de David Allen GTD: Como fazer as coisas. Nele, ele diz que você pode evitar acumular uma longa lista de tarefas cuidando imediatamente de uma tarefa que você encontrar, desde que não leve mais do que minutos.

Isso se aplica também aos arquivos de design do seu computador:

• Encontrou um logotipo pela metade? Envolva-o e envie-o.
• Quase feito com um pedaço de código? Termine isso.
• Tem um grupo de arquivos que você não tem certeza de que precisa mais? Passe por eles, decida e exclua, se necessário.

Portanto, # 1 e # 2 ajudam a manter seus arquivos sob controle. Mas há outro elemento essencial, que é…

3. Tenha o menor número de pastas possível

(Imagem de Steve Ryan)

Crie apenas algumas pastas para o seu tipo de trabalho e seja o mais geral possível com a categoria. Em vez de obter nicho com inúmeras pastas sendo quebradas (como 'vetores' ou 'photoshop' ou qualquer outra coisa), basta ter coisas como 'logos' e 'websites'. Ou você pode ter pastas para cada projeto, e qualquer tipo de arquivo relacionado a ele está lá.

Por que fazer isso? Duas razões:

1. Nenhuma paralisia de indecisão: é o arquivo um logotipo, material do site ou parte de um projeto? Basta jogá-lo na respectiva pasta e acabar com isso.
2. Filtro anti-muitos arquivos: Quando você vir a pasta preenchendo muitos arquivos, estará mais inclinado a excluir os antigos e desnecessários. Semelhante a ver muita coisa no seu quarto, ao invés de escondê-lo em gavetas e outras salas.

Evite ficar muito específico com nomes e categorias de pastas. Quanto mais específico você nomear uma pasta, mais categorias você terá. E com mais categorias, você terá que decidir para onde vai o novo arquivo. As chances são de que ele não se encaixa em apenas um deles, então você escolherá arbitrariamente um. Então, quando for a hora de organizar mais arquivos, você vai pensar em qual categoria escolher com um arquivo semelhante na última vez. Sem mencionar não saber claramente qual categoria cada arquivo pertence também.

Por que não usar apenas algum sistema de marcação? Então você pode acabar com as pastas, certo? Embora, em teoria, isso deva funcionar, na verdade, ele incentivará você a criar e manter muitos arquivos.

Aqui está o que vai acontecer:

1. Você marca seus arquivos iniciais, sentindo-se bem por poder encontrá-los facilmente mais tarde pesquisando por tags.
2. Você se torna liberal com tags criando muitas tags que são muito específicas - isso é devido à paralisia da indecisão, já que você não poderia escolher entre duas tags e decidiu criar uma nova especificamente para aquele arquivo..
3. Você acaba tendo muitas tags que se tornam esmagadoras para encontrar coisas com.
4. O pior é que desde que você não sentiu a necessidade de manter sua contagem de arquivos baixa, agora você tem mais arquivos do que se eles estivessem constantemente visíveis em uma pasta geral que você.

4. Recursos Auto-Organizáveis ​​da Vala

(Imagem de Mark Sebastian)

Recursos de organização automática (pense no recurso de renomeação e classificação do iTunes, mas aplicado a todos os arquivos) são o inimigo para manter os arquivos sob controle. Eles incentivam a criação e salvamento de arquivos liberais. Embora pareça bom no início, quanto mais arquivos você tiver, menos você saberá onde tudo está.

Por que não apenas excluir arquivos quando eles são antigos ou desnecessários? O recurso de organização automática incentivará você a não excluir. Mais ou menos como o recurso de nunca excluir apenas a pesquisa do Gmail. Mas, ao contrário do e-mail, onde você tem apenas um tipo de conteúdo (texto) e, portanto, fácil de pesquisar, é difícil pesquisar seus arquivos dessa maneira. Não há uma maneira simples de pesquisar dentro do conteúdo, especialmente para arquivos visuais e de áudio. Então, a única coisa com a qual você terá que trabalhar são nomes de arquivos e talvez alguma meta descrição marcada. Essa é uma receita para sobrecarga de arquivos.

Ao não usar nenhum recurso de organização automática, você será responsável por todos os arquivos criados. Você verá e prestará atenção a ele pelo menos uma vez, para ficar mais consciente de cada arquivo em seu computador. Dessa forma, você terá uma noção melhor de quando seus arquivos estão saindo do controle - e quando você precisa excluir impiedosamente.

5. Consolidar arquivos quando possível

(Imagem de Aldo Gonzalez)

Isso é simples. Se você puder de alguma forma consolidar dois ou mais arquivos em um, naturalmente terá menos arquivos. E menos arquivos é igual a menos confusão.

O outro benefício da consolidação de arquivos é que fica mais fácil encontrar o que você está procurando. Seus arquivos se tornam mais organizados. Como? Você naturalmente terá conteúdo relevante em um único arquivo, por isso não é necessário procurar vários arquivos que pertencem ao mesmo projeto.

Como você faz para consolidar seus arquivos??

• Para texto, basta copiar / colar conteúdo relacionado de vários arquivos em um arquivo de texto principal.
• Para designs visuais, você pode copiar / colar diferentes elementos e variações em um arquivo gráfico principal.

Cada grande e menor aplicativo gráfico suporta camadas e a rotulagem e agrupamento deles, então aproveite isso. Pode ser variações de um logotipo ou vários aspectos de um design maior - tudo em um arquivo gráfico.

Concedido, nem todo tipo de arquivo ou conteúdo pode ser consolidado. Código, por exemplo. Então é por isso que o acima é intitulado “quando possivel” - faça o melhor que puder, e qualquer quantia que ajude a reduzir o número de arquivos é um ganho líquido.

Efetivamente, mantenha seus arquivos sob controle

Esperemos que esses cinco caminhos não tenham sido apenas um pouco de pornografia de produtividade: coisas a serem lidas para evitar fazer um trabalho real que lhe dê resultados desejados em sua vida. Não, estas foram escritas com a intenção de serem ações acionáveis ​​que você pode começar a aplicar agora para evitar que seus arquivos de computador e de projeto fiquem fora de controle.

Ninguém deseja organizar e gerenciar ativamente seus arquivos de computador e design. Então essas 5 maneiras ajudarão você a formar hábitos que evitarão a necessidade de fazer isso. E como com quaisquer hábitos, o mais importante é começar a fazê-los.

Para recapitular, aqui estão as 5 maneiras eficazes de manter seus arquivos sob controle:

1. Exclua impiedosamente arquivos antigos e desnecessários
2. Tome medidas imediatas nos arquivos que encontrar
3. Tem o menor número de pastas possível
4. Recursos de organização automática de valas
5. Consolide arquivos quando possível

Sua vez: que outras formas ajudaram você a manter efetivamente seu computador e arquivos de design sob controle??

Nota do editor: Este post foi escrito por Oleg Mokhov para Hongkiat.com. Oleg Mokhov é o músico eletrônico mais móvel do mundo, um entusiasta da web e do design visual e co-fundador da loja de música premium isenta de direitos autorais Soundtrackster.