Usando modelos para garantir layout e formatação comuns

O Microsoft Word é uma ótima ferramenta para trabalhar em documentos em um ambiente de equipe. Há muitos recursos que oferecem suporte à colaboração fácil, incluindo modelos, controle de alterações e revisões, comentários, restrição e proteção de documentos e comparação e mesclagem de documentos..

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Usando modelos para garantir layout e formatação comuns
2. Mantendo o controle das alterações feitas em um documento
3. Usando comentários para indicar alterações em um documento
4. Restringindo e protegendo documentos e modelos
5. Versionamento, comparação e combinação de documentos

As ferramentas de colaboração do Word permitem que você realize tarefas que, mesmo 20 anos atrás, teriam exigido a impressão de tudo, passando-o para um revisor ou revisores, onde eles então anotariam tudo a tinta e então o devolveriam a você. . Você faria as alterações, imprimiria novamente e entregaria para outra rodada de comentários. Isso é demorado e desperdício.

Com o Word, no entanto, você pode simplesmente fazer comentários e correções no documento enquanto monitora facilmente todas as alterações, para que todos possam ver para onde está indo e como está se desenvolvendo. Não há necessidade de imprimir ou entregar. Você pode simplesmente salvar seu trabalho em uma pasta compartilhada ou enviá-lo por e-mail, economizando toneladas de tempo valioso!

O objetivo desta série é apresentar e familiarizar você com os recursos de colaboração do Microsoft Word 2013, embora muito do que discutimos também esteja disponível em versões anteriores. Isso será útil se você for simplesmente um estudante universitário entregando seu trabalho para alguém para revisar ou editando uma publicação grande, que passará por várias revisões e revisores..

Modelos e Documentos

Ao colaborar em um ambiente de equipe, é essencial que todos usem formatação consistente. Você pode facilmente fazer isso usando modelos.

Por exemplo, você pode definir todos os estilos e formatações em um modelo, anexar o modelo ao documento e distribuir o modelo para todos que estiverem trabalhando no documento. Um modelo é essencialmente o guia do Word sobre como o documento e o ambiente de trabalho devem aparecer.

Todo documento no Word é baseado em um modelo. Sempre que você cria um novo documento no Word, um modelo é anexado automaticamente, mesmo quando você cria um novo "documento em branco".

O novo documento baseado no modelo contém todos os estilos e formatações de que você precisa. Pode até mesmo incluir texto padrão, estilos, cabeçalhos, rodapés, barras de ferramentas especiais e qualquer outra informação comum necessária para documentos semelhantes baseados no modelo. Você também pode anexar um modelo a um documento existente, se você criou o modelo depois de começar a trabalhar no documento.

NOTA: Quando você anexa um modelo a um documento existente, as informações de configuração da página, como orientação e margens da página, não são aplicadas ao documento. Isso ocorre porque as informações de configuração da página são diferentes para cada seção do documento, se você dividir o documento em seções. O Word não sabe qual seção aplicar as informações de configuração da página.

Por esse motivo, recomendamos que você planeje com antecedência ao trabalhar em um documento em uma configuração colaborativa e crie um modelo para o documento que possa ser aplicado ao novo documento antes de começar a trabalhar nele..

O modelo normal e modelos personalizados personalizados

Word instala com um modelo normal e mais modelos estão disponíveis no Office.com. Você também pode criar quantos modelos pessoais personalizados desejar. Se você não escolher um modelo interno ou personalizado, o Word atribuirá automaticamente o modelo "normal.dotm" ao seu documento.

Existem duas extensões usadas para arquivos de modelo, DOTX e DOTM. O DOTX é usado para modelos que não usam macros e o DOTM é usado para modelos que não.

O modelo Normal está localizado na pasta “C: \ Usuários \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates”, junto com modelos que você pode baixar do Office.com. Consulte o guia da nossa How-To Geek School para a formatação do Word 2013 para obter mais informações.

NOTA: Ao longo desta série, você pode estar se perguntando por que as imagens mostram as guias no Word em letras maiúsculas e minúsculas (ou maiúsculas e minúsculas), em vez de todas as maiúsculas, como pode ser em seu próprio computador. Há um truque para alterar a capitalização nas guias que explicamos em nosso artigo Como Alterar a Barra de Faixa de Opções de Capitalização do Office 2013.

Alterar o local dos modelos pessoais

Modelos pessoais personalizados são armazenados em um local diferente do modelo Normal e modelos baixados do Office.com. O Word armazena modelos pessoais em "C: \ Usuários \\ Documentos \ Modelos Personalizados do Office" por padrão.

No entanto, esse local pode ser alterado. Para fazer isso, clique na guia "Arquivo".

Clique em "Opções" na lista de itens no lado esquerdo da tela "Info".

Na caixa de diálogo "Opções do Word", clique em "Avançado" na lista de itens à esquerda.

Na seção "Geral", clique em "Locais dos arquivos".

Na caixa de diálogo “File Locations”, selecione “User Templates” na lista de tipos de arquivos e locais e clique em “Modify”.

Na caixa de diálogo "Modificar local", navegue até a pasta na qual você deseja armazenar seus modelos pessoais, selecione-o e clique em "OK".

O novo caminho é exibido na caixa de diálogo “File Locations”. Clique OK."

Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo "Opções do Word"..

Você também precisa especificar o local padrão para os modelos pessoais, para ter acesso aos seus modelos pessoais na tela "Novo" ao criar um novo documento. Para fazer isso, clique na guia "Arquivo" e selecione "Opções". Desta vez, na caixa de diálogo "Opções", clique em "Salvar" na lista à esquerda.

Na seção "Salvar documentos", insira o mesmo caminho que você especificou na caixa de diálogo "Locais dos arquivos" anteriormente na caixa de edição "Local de modelos pessoais padrão" e clique em "OK".