Versionamento, comparação e combinação de documentos

Para a última lição desta série da Geek School, vamos falar sobre como acompanhar as versões no Word e comparar e combinar documentos.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Usando modelos para garantir layout e formatação comuns
2. Mantendo o controle das alterações feitas em um documento
3. Usando comentários para indicar alterações em um documento
4. Restringindo e protegendo documentos e modelos
5. Versionamento, comparação e combinação de documentos

O recurso de versões no Word foi removido em versões recentes do Word. No Word 2013, a única maneira de acessar versões anteriores de um documento no Word é abrir versões anteriores do documento salvas automaticamente (salvos automaticamente). Você também pode abrir documentos não salvos recentes. No entanto, não há nenhum recurso de versão formal no Word. Vamos mostrar-lhe uma alternativa que você pode facilmente adicionar ao Word de graça que irá fornecer essa capacidade.

Se várias pessoas tiverem trabalhado em cópias diferentes do mesmo arquivo, em vez de usar o recurso Controlar Alterações em uma cópia do arquivo, você poderá comparar as duas versões do arquivo para ver as diferenças. O Word contém uma ferramenta de comparação que permite comparar dois arquivos, contanto que eles tenham nomes de arquivo diferentes. Vamos mostrar-lhe como usar esse recurso e como ler os resultados da comparação.

Além de comparar documentos, você pode combinar documentos depois de compará-los. Mostraremos como mesclar duas versões do mesmo documento e também como mesclar facilmente dois documentos diferentes, caso vários autores tenham trabalhado em partes separadas de um documento.

Depois que todas as alterações tiverem sido feitas, as comparações necessárias feitas e a combinação de documentos feitos, você poderá compartilhar facilmente seu documento usando o Microsoft OneDrive. Você também pode usar o OneDrive a qualquer momento no processo de colaboração para fornecer acesso ao documento para outros revisores.

Acompanhe as versões de um documento

O Word costumava ter um recurso de versão formal que permitia salvar diferentes versões de um documento no próprio documento. Esse recurso desapareceu e a única maneira de recuperar versões anteriores de um documento é através do recurso de gravação automática ou do acesso a documentos não salvos, se disponível.

Por padrão, o Word salva automaticamente seu documento em determinados intervalos. Este é o recurso de gravação automática. Para voltar a uma cópia salva anteriormente e automaticamente do seu documento, clique na guia "Arquivo" e selecione um item "(autosave)" na lista em "Versões".

Você também pode aumentar ou diminuir o intervalo para o recurso de gravação automática no Word.

Se você fechou seu documento acidentalmente sem salvá-lo ou perdeu energia e o computador foi desligado inesperadamente, é possível recuperar documentos não salvos. Para fazer isso, clique na guia "Arquivo" e clique no botão "Gerenciar versões" na tela "Informações". Selecione "Recuperar documentos não salvos" no menu suspenso.

Se algum arquivo não salvo estiver disponível, ele será listado na caixa de diálogo “Abrir” exibida.

Alternativas para salvar versões de um documento do Word

Existem alternativas para adicionar um sistema de controle de versão ao Word. Um deles é um add-in para o Word, chamado Save Versions, e outro é um plugin que funciona com um programa de controle de versão externo chamado Perforce..

O suplemento Salvar Versões permite que você salve facilmente versões numeradas de um documento do Word a partir do arquivo.

Perforce é um programa de controle de versão que está disponível gratuitamente para até 20 usuários. Eles fornecem um plug-in para o Microsoft Office que permite que arquivos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Project sejam armazenados e gerenciados facilmente no Perforce a partir dos programas.

Compare duas versões do mesmo documento

Se um revisor se esqueceu de usar o recurso "Controlar alterações" e você não o bloqueou no documento, ainda é possível comparar as duas versões do documento e aceitar e rejeitar as alterações com base na comparação. Tudo que você precisa é o seu documento original e o documento revisado. Cada arquivo deve ter um nome diferente.

Os recursos “Comparar” e “Combinar” são semelhantes, mas cada um tem sua finalidade. Se você tiver apenas dois documentos que deseja comparar e nenhum deles tiver alterações controladas, use o recurso "Comparar". Se você tiver dois ou mais documentos que contenham alterações controladas e precisar acompanhar quem alterou o que e quando, use o recurso "Combinar", descrito posteriormente nesta lição..

Para comparar as versões original e revisada de um documento, clique em "Comparar" na seção "Comparar" da guia "Revisar" e selecione "Comparar" no menu suspenso.

NOTA: Você não pode comparar dois documentos se algum deles estiver protegido para alterações controladas ou se algum tipo de proteção de documento for aplicado. Remova a proteção do documento para continuar comparando os documentos. Consulte a Lição 2 para obter informações sobre como desbloquear o recurso de alterações controladas e a Lição 4 para obter informações sobre como remover restrições de formatação e edição de um documento e uma senha atribuída a um documento para abri-lo.

Na caixa de diálogo “Comparar documentos”, selecione o “Documento original” na lista suspensa..

Selecione o “Documento revisado” na lista suspensa. Sob o "Documento revisado", especifique um rótulo para aplicar às alterações para que você saiba quem as criou na caixa de edição "Rótulo alterado com". Pode ser o nome de um usuário ou o que você quiser.

Clique em "Mais" para acessar mais opções.

Na seção "Configurações de comparação", selecione os itens que você deseja comparar nos dois documentos. Por padrão, todos os itens são selecionados.

NOTA: O item “Inserções e exclusões” está sempre esmaecido e sempre marcado. Quando você usa "Comparar" ou "Combinar", inserções e exclusões sempre serão comparadas.

Na seção "Mostrar alterações em", escolha comparar caractere por caractere ("Nível de caractere") ou palavra por palavra ("nível de palavra"). "Nível de personagem" permite que você veja as alterações exatas que foram feitas. Por exemplo, se o documento original tiver a palavra "para" e o documento revisado tiver a palavra "também", à qual um "o" foi adicionado, a configuração "Nível de palavra" mostrará que "to" foi substituído por " No entanto, a configuração "Nível de caractere" mostraria o fato de que um "o" foi adicionado.

Por padrão, o recurso "Comparar" coloca as alterações em um novo documento, conforme mostrado na seção "Mostrar alterações em". No entanto, você pode optar por colocar as alterações no "Documento original" ou no "Documento revisado".

Clique em "OK" depois de fazer suas seleções.

A comparação entre os dois documentos é feita e as alterações são exibidas no documento especificado. Em nosso exemplo, optamos por aceitar o padrão de mostrar as alterações em um novo documento. O “documento original” e o “documento revisado” são exibidos em um painel à direita do “Documento Comparado” para ser usado como referência. Eles não podem ser editados.

Se você não vir o painel contendo os documentos originais e revisados, clique em "Comparar" na seção "Comparar" da guia "Revisão". Em seguida, selecione “Mostrar documento de origem” e depois “Mostrar ambos”. Você também pode escolher “Mostrar original” ou “Mostrar revisado”, caso não queira visualizar.

O “Painel de revisão”, discutido brevemente na lição 2 e com mais detalhes na lição 3, também é exibido à esquerda do “documento comparado”.

No “Documento Comparado”, você pode percorrer as alterações controladas, assim como discutido na Lição 2, aceitando ou rejeitando cada alteração.

Em seguida, salve o documento comparado com um nome diferente e você terá um documento contendo alterações dos documentos originais e revisados..