Como localizar e substituir a formatação no Microsoft Word
Recurso Localizar e substituir do Microsoft Word não é apenas para substituir o texto. Você também pode usar Localizar e substituir para localizar tipos específicos de formatação em todo o documento e até mesmo substituir essa formatação por outra.
Quando está localizando e substituindo a formatação útil?
Há muitas maneiras de usar Localizar e substituir para formatação, mas quando você deve considerar o uso de Localizar e substituir em vez de aplicar alterações de formatação manual ou usar outras opções, como o Pincel.?
Às vezes, faz sentido aplicar alterações de formatação manualmente. Por exemplo, se você precisar alterar a cor de todo o texto ou remover todas as ocorrências de texto em negrito no documento, poderá fazer isso selecionando todas (Ctrl + A) e aplicando a alteração desejada. Se você precisa controlar o que é alterado e o que não é mais preciso, talvez seja melhor passar pelo documento e fazer essas alterações manualmente.
No entanto, há momentos em que Localizar e substituir pode ajudar você a economizar tempo aplicando alterações de formatação mais rápidas e mais fáceis do que a formatação manual. Você pode usar Localizar e substituir para procurar e alterar a formatação de caracteres e parágrafos.
Aqui estão alguns exemplos quando pode ser útil:
- Você usou um tipo de formatação de caractere em todo o documento e deseja alterá-lo para outro tipo de formatação. Por exemplo, digamos que você usou itálico para ênfase e agora deseja remover essa formatação.
- Você tem uma palavra ou frase específica para a qual deseja aplicar (ou alterar) a formatação de caracteres. Por exemplo, digamos que você repita a frase "Chapeuzinho Vermelho" em todo o documento, e agora você decidiu que gostaria que a frase usasse uma fonte diferente e um texto em vermelho.
- Você usou uma formatação de parágrafo específica (alinhamento, recuo, espaçamento e assim por diante) e deseja alterar isso. Por exemplo, digamos que você defina parágrafos específicos para serem alinhados à esquerda e tenham um recuo específico, e agora você deseja remover esse recuo e centralizar esses parágrafos.
Agora, sim, com alguma previsão, você poderia ter configurado estilos de parágrafo e de caractere e aplicá-los rigorosamente em todo o documento. Isso tornaria a mudança de algumas dessas coisas mais gerenciáveis. Mas quando a previsão se transforma em retrospectiva, Localizar e substituir pode ajudá-lo a fazer o trabalho.
Pronto para ver em ação?
Usando Localizar e substituir para alterar a formatação de caracteres
Quando se trata de encontrar e substituir a formatação, você pode criar uma pesquisa apenas para tipos específicos de formatação, ou você pode fazer isso em combinação com a procura de texto (você pode até obter fantasia e combiná-lo com curingas para refinar ainda mais suas pesquisas).
Se você deseja trabalhar com formatação de caracteres somente
Se você quiser pesquisar por formatação sem acompanhar o texto, é fácil. Vamos pegar o exemplo anterior, onde decidimos remover ocorrências de texto em itálico. Abra a caixa de diálogo Localizar e Substituir indo para Início> Substituir ou pressionando Ctrl + H.
Na guia Substituir, clique para colocar o ponto de inserção na caixa "Localizar". Em seguida, clique no menu suspenso "Formato" e escolha a opção "Fonte".
Na janela Localizar fonte, clique na opção "Itálico" (ou qualquer formatação que você deseja pesquisar) e clique em "OK".
De volta à janela Localizar e substituir, você pode ver que a seleção de formatação agora está listada na caixa "Localizar o quê" para ajudá-lo a acompanhar o que você está pesquisando.
Agora coloque o seu ponto de inserção na caixa "Substituir por", volte Format> Font, e desta vez escolha a opção "Regular". Quando terminar, verá que a formatação aparece na caixa "Substituir por"..
Observe como isso diz "Não é Negrito" e "Não É Itálico". Você não pode usar essa técnica para mudar de um tipo de formatação para outro, apenas para adicionar ou remover formatação..
De qualquer forma, agora você está pronto para pesquisar. Clique no botão “Find Next” para que o Word localize e destaque a próxima ocorrência do que você está procurando. Aqui, encontramos nossa próxima palavra em itálico. Clique no botão "Substituir" para fazer a alteração. Clique em “Find Next” para encontrar a próxima ocorrência e repita. Se estiver com sorte, você também pode clicar no botão "Substituir tudo" para que o Word prossiga e substitua tudo o que encontrar sem precisar verificar cada um deles, mas recomendamos que você salve ou faça uma cópia do documento antes de fazer isso..
Se você deseja trabalhar com formatação de caracteres e texto
Fácil o suficiente, mas e se você quiser trabalhar com formatação e texto ao mesmo tempo? Vamos dar um exemplo maior.
Digamos que você acabou de digitar e formatar um relatório, e para o nome da empresa, "Lorem Incorporated", você aplicou cor de fonte em negrito, itálico e azul para dar ênfase. Seu documento se parece com algo assim:
Seu gerente analisa seu relatório e pede para você remover a cor azul, negrito e itálico. Além disso, você precisa alterar “Lorem Incorporated” para “Lorem Inc.”. Você precisa fazer as alterações rapidamente e, em seguida, enviar o relatório revisado por e-mail ao seu gerente o mais rápido possível. Você pode fazer tudo isso facilmente através de Localizar e substituir.
Abra a caixa de diálogo Localizar e Substituir indo para Início> Substituir ou pressionando Ctrl + H.
Digite “Lorem Incorporated” na caixa “Find What”. Clique no botão "Mais" para expandir as opções Localizar e Substituir, se elas não forem exibidas.
Em seguida, clique no botão "Formatar" no canto inferior esquerdo e, em seguida, clique na opção "Fonte".
Na janela Localizar fonte, clique no estilo de fonte “Negrito em itálico”. No menu suspenso "Cor da fonte", escolha a cor azul (que é aplicada atualmente ao texto). Clique em "OK" quando estiver pronto.
Observe que as seleções de formato que você acabou de fazer aparecem sob a caixa "Localizar o que".
Em seguida, digite "Lorem Inc." na caixa "Substituir por". Clique no botão "Formatar" novamente e clique em "Fonte".
Escolha o estilo de fonte "Regular" e no menu suspenso "Cor da fonte", escolha "Automático" (que é preto). Clique em "OK" quando estiver pronto.
Agora, você pode usar os botões “Find Next” e “Replace”, por sua vez, para percorrer cada ocorrência em seu documento ou clicar no botão “Replace All” para alterar todas as ocorrências de uma só vez. Se você usar "Substituir tudo", recomendamos salvar ou criar uma cópia do seu documento primeiro.
Usando Localizar e substituir para alterar a formatação de parágrafos
Você também pode usar Localizar e substituir para trabalhar com formatação em nível de parágrafo e funciona praticamente da mesma maneira que trabalhar com formatação em nível de caractere. Você pode até usá-lo para encontrar e substituir a formatação de caracteres e parágrafos ao mesmo tempo, se quiser.
Mas vamos dar um exemplo mais direto para ver como funciona. Digamos que copiemos e colamos alguns parágrafos de outro documento do Word para usar em nosso documento. Em nosso documento, estamos usando o espaçamento entre linhas padrão onde não há espaço adicional antes dos parágrafos e espaçamento de 8 pontos após os parágrafos..
Por algum motivo, o documento do qual estamos retirando parágrafos está configurado para usar espaçamento de 18 e após os parágrafos. Estamos colando o texto com a formatação porque queremos manter a formatação no nível do caractere como texto em negrito.
Os resultados não parecem ótimos porque o parágrafo que copiamos e colamos tem muito mais espaço antes e depois do que os outros parágrafos..
Agora, uma maneira de corrigir isso seria pressionar Ctrl + A para selecionar o documento inteiro e, em seguida, definir o espaçamento de linha para todos os parágrafos no documento como seus valores padrão. Mas, e se tivéssemos alguns parágrafos onde ajustamos o espaçamento entre linhas e queríamos manter isso?
Você adivinhou-Localizar e substituir para o resgate. Acione-o novamente em casa> Substituir ou pressionando Ctrl + H.
Coloque o ponto de inserção na caixa "Localizar", abra o menu suspenso "Formatar" e escolha a opção "Parágrafo".
Na janela Localizar parágrafo, selecione a formatação para a qual você deseja pesquisar. No nosso caso, estamos procurando por parágrafos onde o espaçamento antes e depois é 18pt. Quando você estiver configurado, clique em "OK".
Agora você verá a formatação listada na caixa "Localizar".
Agora coloque o ponto de inserção na caixa "Substituir por", abra o menu suspenso "Formatar" novamente e clique em "Parágrafo".
Desta vez, configure a formatação que você deseja usar como um substituto. Nós estamos indo com o padrão do Word de sem espaçamento antes e 8pt depois, o mesmo que no resto do nosso documento. Clique em "OK" quando tiver configurado.
Agora você está pronto para pesquisar. Clique no botão “Find Next” para que o Word localize e destaque a próxima ocorrência do que você está procurando. Aqui, encontramos o nosso parágrafo estranhamente espaçado. Clique no botão "Substituir" para fazer a alteração. Clique em “Find Next” para encontrar a próxima ocorrência e repita. Você também pode clicar no botão "Substituir tudo" para que o Word prossiga e substitua tudo o que encontrar sem precisar verificar cada um deles, mas recomendamos que você salve ou faça uma cópia do documento antes de fazer isso..
E depois de realizar o nosso substituto, agora temos um parágrafo espaçado como os nossos outros.
Você pode ficar muito mais sofisticado com suas pesquisas do que com os exemplos simples que fornecemos aqui. Você pode combinar vários tipos diferentes de formatação de caracteres e parágrafos em uma única pesquisa. Você pode até usar curingas e outros caracteres especiais para obter mais criatividade com o texto específico encontrado. Mas isso deve ser o suficiente para você começar!
